言いたいことが確実に伝わるメールの書き方 ―ビジネス・コミュニケーション術

言いたいことが確実に伝わるメールの書き方
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メールの書き出し、結びなどが悩まず書けます!

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タブ区切り?何それ?どうやって使うの?・・・ご安心ください。利用方法の解説つきです。

※プレゼントの入手方法は、拙著の243ページをご覧ください。

本書の内容

はじめに

あなたのメールの「ビジネス度」をチェック!

もしかしたら、こんなメールを送っていませんか?

  • BCCとCCを使い分けていない
  • HTML形式でメールを書いている
  • メールを「拝啓」から書き始めている
  • いただいたメールの文章を引用していない
  • 「(株)○○御中 △△様」とか、「お体、ご自愛ください」と書くことがある
  • 常に書きだしは「お疲れ様です」、結びは「どうぞよろしくお願いします」と書いている
  • 「今週中にお送りします」、「朝一番で対応します」などと書くことがよくある
  • メールに10行、20行と続けて文章を書いている

ひとつでも不安に思う項目があったら、ぜひ、本書をお読みください。
わかっているつもり、できているつもりで、損をしていないか確認してみてください。

メールの悩みを解決する

私は以前、1通のメールに10分~30分くらいかかっていました。
そのわりに、言いたいことが伝わらず、何度もやり取りをしなければならなかったり、
最悪の場合は相手の感情を害してしまったりということも。

あなたもこんな悩みはありませんか。

  • 何度もメールをやり取りしてうんざりする
  • どう書こうかと悩んで、進まない
  • メールの処理に時間がかかって、ほかの仕事が止まってしまう
  • いたいことがうまく伝わらず、誤解されてしまう
  • メールの返事がもらえない
  • 好感度の高いメールがさらりと書けない

そんな、かつての私と同じ悩みをお持ちであれば、それを解決するいい方法があります。
言いたいことが確実に伝わるメールを書くにはコツがあるのです。
それは、一定のルールに従ってメールを処理することです。

ビジネスで結果を出す

メールのルールには、次の3種類があります。

  1. 法律で定められている厳密なルール
    「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」など、違反をすると罰せられる
  2. 社会のルール
    マナー。ネチケット(インターネット利用上のエチケット)、テーブルマナーなどのように、
    「こうすれば相手に不快感を与えないよね」というルール
  3. ローカルルール
    社内やグループ内での取り決めや慣習

対外的なメールのやり取りは、このうち、2.の「社会のルール」に従えばいいのです。
法律のような厳密なものではなく、相手に不快な思いをさせずに良好なコミュニケーションを築くもの。
ビジネスで結果を出すためのノウハウ。

そう考えると、お互いが心地よい方法がルールになりますよね。
では、そのルールは誰が決めるのでしょうか。

メールのルールは誰が決めるの?

書籍やインターネット上の情報を見ると、様々なルールがあって、
中には正反対のことが書かれているケースもあります。

例えば、「メールはHTMLできれいに装飾をして気持ちを伝えるべきだ!」という人もいれば、
「シンプルなテキスト形式で送るべきだ!」という意見もあります。
「どっちが正しいんだろう?」と迷うこともしばしば。


そもそもルールは、人間が作り上げるもの、そして、時代とともに変わっていくものなのです。
例えば、

私は猫が好きです
子猫を飼っています

この「です」、「ます」は、「丁寧語」と習いましたよね。

でも、江戸時代は芸者さん特有の言葉だったそうです。
地方からやってきた武士が、遊郭の言葉を聞いて、てっきり「江戸で流行っている」とカン違い。
あちこちに広めまくって、結局、標準語になってしまったのだとか。


多少のカン違いがあっても意味は通じます。

大切なのは、お互いを尊重する気持ち。

気持ちの良いコミュニケーションができれば、
お客様や上司、先輩や友人との関係も、
より良いものになると思いませんか。

ルールはあなたの「思いやり」の気持ちが決めるのです。

メールのルールは使い方3割、書き方7割

思いやりといっても、時間をかけてメールを書くこととは別物です。
自分勝手な「思い込み」とも違います。

本書では、時間をかけずに、さらりと思いやりを表現できるようなルールをご紹介しています。
私も今では、ルールに沿って書くことで、メールの質が向上し、しかも3倍のスピードになりました。

その経験から得た公式は、

使い方のルールを知って、読んでもらえないリスクを回避すること

書き方のルールを知って、言いたいことが確実に伝わるメールを書くこと

比率は「使い方のルール」:「書き方のルール」=3:7。これが伝わるメールの黄金比です。

あなたのメール、仕事していますか

今や、メールは重要なビジネスツール。
言いたいことをメールで確実に伝えられるかどうかは、
ビジネスの成否を左右します。

正確に伝えることができれば、無駄な「メールの行ったり来たり」がなくなります。
相手に信頼されるか、不信感を抱かれるかはメールの書き方次第。
さらに、メールの印象であなたの好感度がアップすると、成功への近道にもなります。


本書では、

  1. メールで正確に用件を伝えて日々の仕事をサクサクこなす
  2. クライアントや上司、同僚の信頼を得る
  3. さらに好感をもたれてビジネスが加速する

そんなノウハウをご紹介しています。


メールが来たから返事をする、用事があるからメールを送る……というだけでなく、
営業、販促、タスク管理など、メールに仕事をさせる。

そのための49のヒントをまとめました。

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